Documentos controlados, segundo a ISO, são documentos que foram aprovados pela autoridade competente e são utilizados para garantir a uniformidade na qualidade dos produtos ou serviços. São essenciais para assegurar um nível consistente de qualidade e fiabilidade na produção de bens e serviços.
Os documentos controlados proporcionam um padrão e um método de funcionamento consistente para as empresas. Asseguram que todos os processos, materiais e produtos são consistentes e obedecem aos mesmos padrões de alta qualidade. Isto ajuda a reduzir custos, eliminar erros, e melhorar a satisfação do cliente.
Os documentos controlados podem ser divididos em duas categorias principais: documentos internos e documentos externos. Documentos internos são aqueles que são criados e mantidos dentro da organização, enquanto que documentos externos são aqueles que são aprovados por partes externas, tais como autoridades reguladoras.
Para que um documento seja considerado um documento controlado, deve ter certas características. Estas incluem um número de identificação único, uma descrição da finalidade do documento, uma descrição detalhada do seu conteúdo e uma data de validade.
Para implementar documentos controlados, a organização deve primeiro identificar os documentos que precisam de ser controlados. Em seguida, os documentos devem ser revistos e aprovados pela autoridade competente. Posteriormente, os documentos devem ser distribuídos, mantidos e monitorizados.
Os documentos controlados podem ser difíceis de manter. Requerem uma gestão cuidadosa para assegurar que estão actualizados e se mantêm em conformidade com os regulamentos relevantes. Além disso, requerem frequentemente um investimento significativo de tempo e recursos.
A qualidade dos documentos controlados é assegurada através de auditorias regulares aos documentos. A auditoria envolve a revisão dos documentos para verificar a sua exactidão, exaustividade e conformidade com os regulamentos relevantes. Os resultados da auditoria são utilizados para identificar quaisquer áreas de melhoria ou áreas de risco.
As melhores práticas para a gestão de documentos controlados incluem a formação dos funcionários sobre como utilizar os documentos, a actualização regular dos documentos para garantir a sua exactidão, e o armazenamento adequado dos documentos para garantir a segurança. Além disso, é importante ter um sistema de rastreio de alterações aos documentos.
As organizações que não aderem a documentos controlados podem enfrentar sanções, tais como multas, suspensão de operações, e revogação de licenças. Além disso, as organizações podem estar sujeitas a acção legal. Por conseguinte, é importante assegurar que os documentos sejam devidamente geridos e permaneçam em conformidade com os regulamentos relevantes.
Documentos controlados são documentos que são importantes para o funcionamento de uma empresa e precisam de ser geridos cuidadosamente. Exemplos de documentos controlados incluem:
- Políticas e procedimentos
- Contratos
- Registos financeiros
- Registos de funcionários
- Registos de saúde e segurança
- Registos de controlo de qualidade
Na ISO 9001:2015, os documentos controlados são definidos como quaisquer documentos que requerem aprovação antes de serem emitidos, e que estão sujeitos a revisão e actualização regulares. Isto inclui documentos tais como declarações de política de qualidade, objectivos de qualidade, planos de qualidade, procedimentos, instruções de trabalho, e registos.
Existem dois tipos de documentos na norma ISO 9001:2000: controlados e não controlados. Os documentos controlados são aqueles que são exigidos pelo sistema de gestão da qualidade e devem ser mantidos como actuais. Incluem o manual de qualidade, política de qualidade, objectivos de qualidade, e procedimentos. Documentos não controlados são aqueles que não são exigidos pelo sistema de gestão da qualidade, mas que podem ser úteis como referência. Não precisam de ser mantidos como actuais.
Um documento controlado é um documento que foi formalmente revisto e aprovado por uma organização. Um documento controlado é tipicamente utilizado como modelo ou cópia matriz a partir do qual outros documentos podem ser gerados. Um registo é um documento que foi criado como resultado de uma actividade ou processo e que capta informação sobre essa actividade ou processo. Os registos são tipicamente utilizados para fornecer provas de uma actividade ou processo e para ajudar a localizar e gerir a informação.
Os documentos controlados em GQ são documentos que definem os padrões de qualidade de um produto ou serviço. Estes documentos são tipicamente criados por especialistas em qualidade e aprovados pela direcção. Eles especificam os requisitos que um produto ou serviço deve satisfazer para ser considerado de qualidade. Os documentos controlados comuns em GQ incluem planos de qualidade, manuais de qualidade, e procedimentos de qualidade.