Os empregadores mantêm uma variedade de tipos diferentes de registos após a cessação de um empregado. Estes incluem ficheiros de pessoal, registos de salários, registos de benefícios, e registos fiscais. Além disso, os empregadores podem também manter outros registos relacionados com as actividades do empregado enquanto este estiver empregado, tais como análises de desempenho e registos disciplinares.
Os empregadores são obrigados a conservar os registos dos empregados durante períodos de tempo variáveis, dependendo do tipo de registo. Geralmente, os ficheiros do pessoal devem ser mantidos durante pelo menos um ano após a cessação do empregado, os registos da folha de pagamentos devem ser mantidos durante pelo menos três anos, e os registos de benefícios devem ser mantidos durante pelo menos quatro anos. Os registos fiscais devem ser mantidos por um período mínimo de sete anos.
Os empregadores armazenam normalmente os registos em papel em armários de arquivo seguros, ou electronicamente em bases de dados protegidas por palavra-passe. O acesso aos registos dos empregados deve ser restrito apenas ao pessoal autorizado, como o pessoal dos recursos humanos ou o representante legal do empregador.
Sim, em certos casos, os empregadores podem ser obrigados a manter registos de empregados por mais tempo do que os períodos de tempo mínimos exigidos. Por exemplo, se o empregado estiver envolvido num processo judicial ou outro processo legal, o empregador pode ser obrigado a manter os registos do empregado até que o assunto seja resolvido. Além disso, os empregadores podem estar sujeitos a regulamentos específicos da indústria relativamente à retenção de registos de empregados.
No final do período de retenção exigido, os empregadores devem eliminar de forma segura os registos dos empregados. Isto pode ser feito através da trituração, incineração, ou eliminação segura dos registos.
Sim, os empregadores devem avisar os empregados com antecedência razoável antes de se desfazerem dos seus registos. Este aviso deve explicar os registos que serão eliminados, a data em que serão eliminados, e o método pelo qual serão eliminados.
Sim, os empregadores que não cumprirem os regulamentos relativos à retenção e eliminação de registos de empregados podem ser sujeitos a multas significativas ou outras penalidades.
A adesão aos regulamentos relativos à retenção e eliminação de registos de empregados pode ajudar os empregadores a protegerem-se da responsabilidade legal, salvaguardar informações confidenciais, e criar um ambiente de trabalho seguro e protegido.
Segundo a Administração dos Arquivos e Registos Nacionais, os registos de pessoal precisam de ser retidos por 7 anos. Isto inclui registos tais como revisões de desempenho, registos de formação, registos de férias e registos médicos.
Os ficheiros dos funcionários podem ser destruídos uma vez que o funcionário tenha deixado a empresa e já não haja necessidade de manter os registos.
Quando uma empresa fecha, os registos de funcionários são tipicamente arquivados e guardados. Dependendo das políticas da empresa, os registos dos funcionários podem ser mantidos durante um certo número de anos antes de serem destruídos.
Não há resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que pode variar dependendo da situação e das leis no seu estado particular. No entanto, em geral, se foi despedido de um emprego, o seu antigo empregador pode dizer que foi despedido quando lhe perguntaram sobre o seu historial de emprego. Além disso, a sua antiga entidade patronal pode ser capaz de fornecer outros pormenores sobre a razão pela qual foi despedido, como por exemplo, se foi devido a mau desempenho ou má conduta.
As empresas importam-se se foi despedido porque é um reflexo da sua ética de trabalho e da forma como lida com situações difíceis. Se foi despedido devido a um mau desempenho ou atitude, isso reflectirá mal a sua capacidade de gerir empregados e poderá dissuadir as empresas de o contratarem.