Os reembolsos de despesas de empregados são pagamentos feitos aos empregados para cobrir os custos incorridos como parte das suas obrigações de trabalho. Estes reembolsos não são considerados como parte do salário regular do empregado e podem incluir despesas como viagens e entretenimento.
Geralmente, os reembolsos de despesas não são tributáveis. No entanto, é importante compreender as regras e regulamentos que se aplicam aos reembolsos de despesas do empregado, a fim de garantir que estes sejam devidamente declarados na declaração de impostos do empregado.
O IRS exige que os empregadores utilizem a regra do "plano de responsabilização" ao reembolsar as despesas dos empregados. Isto significa que todos os reembolsos de despesas devem ser efectuados dentro de um prazo razoável e os empregados devem apresentar provas das suas despesas.
Se um empregador não seguir a regra do plano responsável, os reembolsos não são permitidos como dedução fiscal, e o empregado deve declarar os reembolsos como rendimento tributável.
Os reembolsos são pagamentos efectuados para cobrir despesas incorridas durante o exercício de funções, enquanto que os pagamentos de ajudas de custo são taxas fixas pagas aos empregados que se deslocam em trabalho. Os pagamentos de ajudas de custo são considerados rendimentos tributáveis.
Os reembolsos de despesas que se enquadram na regra do plano responsável não devem ser declarados como rendimentos na declaração de impostos do empregado. Se os reembolsos não se enquadrarem na regra do plano responsável, devem ser declarados como rendimentos tributáveis.
Exemplos de despesas que podem ser reembolsadas incluem despesas de viagem, refeições, entretenimento, e outras despesas relacionadas com o trabalho.
Certas despesas não são elegíveis para reembolso, incluindo despesas pessoais, presentes, e despesas não relacionadas com negócios.
A implementação de um plano de prestação de contas é benéfica tanto para empregadores como para empregados. Os empregadores podem deduzir os reembolsos das despesas nos seus impostos, e os empregados podem evitar ter de declarar os reembolsos como rendimento tributável.
Não há resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que depende das circunstâncias específicas e dos métodos contabilísticos utilizados. No entanto, de um modo geral, as despesas reembolsadas devem ser reportadas nas demonstrações financeiras, a fim de fornecer informações precisas e transparentes sobre a situação financeira da empresa. Se as despesas não forem relatadas, poderá dar a falsa impressão de que a empresa se encontra numa posição financeira melhor do que realmente se encontra.
Geralmente, os reembolsos dos relatórios de despesas não são tributáveis. Isto porque os reembolsos são considerados como adiantamentos sobre salários, e como tal, não são incluídos no rendimento tributável de um empregado. No entanto, existem algumas excepções a esta regra. Por exemplo, se o reembolso de um relatório de despesas for para despesas pessoais, pode ser considerado rendimento tributável. Além disso, se o reembolso de um relatório de despesas se destinar a despesas comerciais que não sejam consideradas despesas comerciais necessárias, também pode ser considerado rendimento tributável.
Quando um empregado é reembolsado por despesas comerciais, o reembolso é normalmente tratado como um acréscimo ao salário do empregado. O montante do reembolso é adicionado aos salários do empregado durante o período de pagamento, e os impostos são retidos sobre o montante total.
Um reembolso de despesas de negócios não conta como rendimento. O reembolso é considerado como um pagamento por despesas que a empresa já tenha incorrido.
Os reembolsos de despesas não são considerados rendimentos tributáveis, pelo que não aparecerão no seu W-2. No entanto, se o seu empregador não o reembolsar por despesas comerciais, poderá deduzi-las na sua declaração de impostos pessoal.