Três quartos dos empregados em pequenas empresas alemãs (73%) não estão cientes dos requisitos legais para o arquivamento legalmente seguro de e-mails. No entanto, o armazenamento incorreto da correspondência comercial pode ter consequências indesejáveis.
Para três de cada quatro pequenas empresas, o arquivamento seguro de e-mails é um conceito estrangeiro; isto é demonstrado por uma pesquisa recente do YouGov com mais de 500 funcionários em empresas alemãs com menos de 50 funcionários pelos provedores de hospedagem web Strato e Ionos.
De acordo com a pesquisa, os funcionários tendem a lidar pragmaticamente com e-mails que têm mais de um ano: 39% dos respondentes simplesmente deixam esses e-mails na caixa de entrada. Um total de 37% até os elimina e outros 17% usam um meio de armazenamento externo para arquivar estes e-mails.
Poucos sabem que o armazenamento incorrecto da correspondência comercial pode ter consequências indesejáveis. Um em cada cinco (21%) disse que a sua própria forma de arquivar e-mails provavelmente não passaria numa auditoria fiscal.
E mesmo para aqueles que trabalham em pequenas empresas, que devem estar familiarizados com o tema do arquivamento de e-mails em conformidade com a lei, as questões legais envolvidas são uma grande incógnita: Mais da metade destes inquiridos (54%) não conhece os requisitos legais sobre o tema.
Arquivamento de e-mails em conformidade legal
Currentemente, menos de um quinto dos respondentes (19%) que estão pelo menos um pouco familiarizados com o tópico de arquivamento de e-mails em conformidade legal usam uma solução de software para arquivá-los. Ao mesmo tempo, tais programas reúnem grande interesse: 60% dos inquiridos que actualmente não utilizam tais programas podem imaginar especificamente utilizá-los.
Para o arquivamento legal de e-mails comerciais, aplicam-se vários requisitos que resultam de regulamentos como o GoBD (princípios para a correcta manutenção e armazenamento de livros, registos e documentos em formato electrónico, bem como para o acesso a dados). Entre outras coisas, o arquivamento deve ser completo, à prova de adulteração, disponível a qualquer momento e legível por máquina.