Muitos utilizadores do Microsoft Word desconhecem a funcionalidade útil que permite a automatização da atribuição de nomes a documentos e a inserção de nomes de ficheiros. Esta funcionalidade pode poupar muito tempo e esforço aos utilizadores quando trabalham com múltiplos documentos, criando automaticamente nomes de ficheiros para documentos e inserindo-os nos ficheiros. Este artigo explicará como configurar a automatização da nomeação de documentos e da inserção de nomes de ficheiros no Word, formas alternativas de inserção automática do nome do ficheiro, e dicas e truques para conseguir a nomeação mais eficiente de documentos.
A atribuição de nomes a documentos é um passo importante na criação e organização de documentos. Um nome de documento bem estruturado pode facilitar a procura de documentos, e pode ajudar a manter os documentos mais bem organizados. Documentos mal nomeados podem ser difíceis de encontrar e gerir. A automatização da atribuição de nomes a documentos e da inserção de nomes de ficheiros pode ajudar os utilizadores a criar rapidamente nomes exactos de documentos e a inseri-los eficazmente no documento.
Antes de estabelecer a automatização da atribuição de nomes a documentos e da inserção de nomes de ficheiros, é importante compreender as noções básicas da atribuição de nomes a ficheiros. Um bom nome de ficheiro deve ser descritivo, conciso, e fácil de lembrar. Deve incluir palavras-chave que descrevam com precisão o documento e deve evitar a utilização de caracteres ou espaços pouco usuais.
Configurar automatização para nomeação de documentos e inserção de nomes de ficheiros no Word é um processo simples. Primeiro, abrir o documento Word e clicar no separador Ficheiro. No separador Ficheiro, seleccionar o botão Opções e depois seleccionar a opção Avançado. Nas opções Avançadas, seleccione a opção Inserir Texto Automaticamente. Na janela Inserir texto automaticamente, seleccione a opção Nome do ficheiro e depois clique em OK.
Uma vez configurada a automatização, o nome do ficheiro será automaticamente inserido no documento sempre que este for guardado. O nome do ficheiro pode ser inserido em qualquer parte do documento, bastando escrever o comando "^f" e premir enter. Isto irá inserir o nome do ficheiro no documento na posição actual do cursor.
Além de usar o comando "^f" para inserir o nome do ficheiro no documento, os utilizadores podem também inserir o nome do ficheiro no documento usando a função Quick Parts. Para o fazer, clicar no separador Inserir e depois seleccionar o botão Peças Rápidas. Na janela Peças Rápidas, seleccionar a opção Nome do ficheiro e depois clicar em OK.
Existem várias dicas e truques que podem ser usados para tornar a atribuição de nomes a documentos e a inserção de nomes de ficheiros ainda mais fácil. Primeiro, é uma boa ideia criar e usar um modelo que contenha o campo nome do ficheiro. Isto permitirá aos utilizadores inserir rapidamente o nome do ficheiro em todos os novos documentos. Além disso, é importante manter os nomes de ficheiro curtos e descritivos, uma vez que isto facilitará a sua memorização e referência.
Existem tanto prós como contras da automatização do nome de ficheiro e inserção de nome de ficheiro. Por um lado, a automatização pode poupar tempo aos utilizadores ao criar e inserir automaticamente nomes de ficheiros em documentos. Por outro lado, a automatização pode também resultar em nomes de ficheiro ineficientes ou pouco claros se os utilizadores não perderem tempo a criar um nome apropriado para o documento.
A automatização da inserção de nomes de documentos e nomes de ficheiros no Word pode ser uma ferramenta útil para os utilizadores que necessitam de criar e gerir rapidamente múltiplos documentos. A automatização pode poupar tempo aos utilizadores ao criar automaticamente nomes de ficheiros e inseri-los nos documentos. Contudo, é importante compreender os princípios básicos da atribuição de nomes a ficheiros e estar atento aos prós e contras da automatização da atribuição de nomes a ficheiros e inserção de nomes de ficheiros.
Há algumas etapas envolvidas na inserção de um nome de ficheiro num rodapé de um documento Word:
1. Abra o documento Word no qual pretende inserir o nome do ficheiro.
2. Clique no separador "Inserir", e depois clique no botão "Rodapé".
3. na área do rodapé, clicar no botão "Nome do ficheiro". Isto irá inserir um código de campo no rodapé que exibirá automaticamente o nome do ficheiro actual.
4. se quiser que o nome do ficheiro seja actualizado automaticamente sempre que o documento for guardado, clique com o botão direito do rato no código do campo e seleccione "Update Field" (Actualizar Campo). Caso contrário, o nome do ficheiro só será inserido no rodapé uma vez e não será actualizado automaticamente.
Para inserir um nome de ficheiro sem a sua extensão no Microsoft Word, terá de utilizar um código de campo. O código de campo para um nome de ficheiro é {FILENAME}.
Para inserir o código de campo, prima CTRL+F9 no seu teclado. Isto irá inserir as chaves de campo {}. Em seguida, digite {FILENAME} entre as braçadeiras e prima F9 no seu teclado. O nome do ficheiro deve agora aparecer sem a sua extensão.