O tom de uma carta formal é crítico, pois transmite o nível de respeito e formalidade que se pretende atingir. É importante que se dirija a duas organizações de uma forma que seja simultaneamente profissional e educada. Uma forma de o fazer é começar a carta com uma saudação como "Caro [Nome da Organização]", ou "A quem possa interessar". Deve também certificar-se de utilizar a gramática, pontuação e ortografia correctas ao longo de todo o texto para garantir que a carta é levada a sério.
No corpo da carta, é essencial identificar claramente ambas as organizações que estão a ser abordadas. Isto pode ser feito ou listando os seus nomes na primeira frase, ou utilizando frases como "Estamos a escrever tanto para [nome da organização 1] como para [nome da organização 2]". Além disso, se ambas as organizações estiverem localizadas em cidades diferentes, deverá incluir as suas respectivas localizações na carta.
O objectivo da carta deve ser explicado de uma forma clara e concisa. Isto pode ser feito delineando o objectivo da carta na frase inicial, e depois fornecendo detalhes adicionais nos parágrafos subsequentes. Além disso, deve certificar-se de discutir como ambas as organizações estão envolvidas na questão em questão, e como podem trabalhar em conjunto para alcançar o resultado desejado.
Se estiver a pedir uma acção específica a ambas as organizações, deve declarar isto na carta. Isto deve ser feito de forma educada e respeitosa, e deve incluir um cronograma para quando a acção deve ser concluída. Além disso, deverá fornecer uma forma de as organizações o contactarem se tiverem quaisquer dúvidas ou preocupações.
Em alguns casos, poderá ser necessário incluir documentos adicionais juntamente com a carta, tais como contratos, facturas, ou outras formas de documentação de apoio. Se for este o caso, certifique-se de incluir estes documentos na carta e indique claramente o que são. Além disso, deve certificar-se de fornecer cópias destes documentos a ambas as organizações.
Ao terminar a carta, deve certificar-se de agradecer a ambas as organizações pelo seu tempo e atenção ao assunto. É também importante fornecer informações de contacto, tais como um endereço electrónico ou número de telefone, no caso de qualquer das organizações precisar de contactar com quaisquer questões ou preocupações. Finalmente, deve assinar a carta de uma forma educada, como "Sinceramente" ou "Cumprimentos".
Antes de enviar a carta, é importante que a reveja para que seja exacta e completa. Certifique-se de que todas as informações são exactas e de que todos os documentos necessários foram incluídos. Além disso, certifique-se de verificar novamente a ortografia e a gramática, bem como a formatação da carta.
Uma vez que a carta tenha sido revista e revista, é altura de a enviar. Dependendo da situação, pode optar por enviar a carta por correio, e-mail, ou fax. Além disso, deve certificar-se de guardar uma cópia da carta para os seus registos.
Ao seguir estas estratégias essenciais, pode assegurar-se de que a sua carta é profissional, educada, e eficaz ao dirigir-se a duas organizações. Ao fazê-lo, ajudará a assegurar que a sua mensagem seja ouvida e que o resultado desejado seja alcançado.
Ao dirigir um e-mail a várias empresas, é importante incluir todos os nomes das empresas no campo de endereço. Isto assegura que todos os destinatários poderão ver o e-mail e que este não será enviado apenas para uma única empresa.
A saudação adequada para múltiplos destinatários é "Caros Senhores".
Se dirigir uma carta a dois irmãos, pode dirigir a carta a ambos usando os seus nomes completos ou pode dirigir a carta a um deles e mencionar o outro irmão na saudação. Por exemplo, pode escrever "Caros John e James Smith" ou "Caro John Smith, James Smith".
Ao dirigir uma carta a várias partes, cada nome deve ser escrito numa linha separada. Se a carta for dirigida a duas pessoas que são casadas uma com a outra, pode escrever os seus nomes na mesma linha. Se a carta for dirigida a duas pessoas que não são casadas uma com a outra, cada nome deve ser escrito numa linha separada.
Uma saudação profissional a um grupo de pessoas inclui geralmente um sorriso, contacto visual, e uma voz clara e alta. É importante assegurar que todos no grupo se sintam incluídos na saudação. Por exemplo, pode dizer-se: "Bom dia a todos". Estou contente por vos ver a todos aqui".