RMA significa autorização de materiais devolvidos, um termo para um identificador ou sistema usado pelos fabricantes para gerenciar devoluções de produtos e controlar como as devoluções podem ser feitas. Também é conhecido como autorização de devolução de mercadoria. RMA refere-se ao identificador alfanumérico que é aplicado a um produto depois que um representante da empresa aprova o processo de RMA, mas também se refere a todo o sistema de devolução de produtos ou relatórios de produtos que apresentam problemas. É semelhante a um número de rastreamento, e tanto as empresas quanto os clientes podem visualizar o progresso do produto usando um RMA.
Como RMS é usado
Normalmente, as empresas desejam uma chance de acertar as coisas antes que o retorno seja finalizado. RMA desempenha um papel nisso. Por exemplo, algumas empresas de tecnologia podem exigir que um cliente aguarde um RMA enquanto um representante ou profissional de TI examina o dispositivo ou software e tenta consertá-lo. Um sistema RMA não é apenas para devoluções; é também um processo de atendimento ao cliente, destinado a minimizar a perda de receita e a insatisfação do cliente.
O RMA também permite que as empresas controlem o processo de devolução para evitar perdas de dinheiro. Se um item já estiver claramente usado ou danificado ou não tiver a embalagem, recibo ou comprovante de pagamento adequados, a empresa pode se recusar a aceitar sua devolução. Um sistema RMA com instruções claramente definidas ajuda as empresas a economizar dinheiro e a não serem vítimas de fraudes.
Um sistema RMA que tem bons formulários ou métodos online para relatar problemas ou insatisfação também ajuda as empresas a otimizarem seus esforços de vendas e marketing. Se o início de uma devolução inclui uma pesquisa online que faz perguntas como “por que você não ficou satisfeito com este produto?” Ou permite que os clientes carreguem uma imagem de um item com defeito, as empresas podem reunir e usar esses dados. Se um número consistente de clientes expressar o mesmo problema com o mesmo produto, uma empresa pode aplicar essas informações corrigindo o problema ou fornecendo um produto diferente. Assim, eles economizarão tempo e dinheiro.
Um bom software de gerenciamento de RMA pode ter formulários que os clientes podem preencher e controlar todas as transações, devoluções e problemas. Alguns softwares RMA também são baseados em nuvem.