Um guia completo da lei das declarações W-2
1. Prazo para o Envio de Declarações W-2: De acordo com o IRS, os empregadores devem enviar declarações W-2 aos empregados até 31 de Janeiro do ano seguinte. Este prazo é aplicável independentemente de o empregador estar a apresentar as declarações por via electrónica ou por correio. Os empregadores que não cumprirem este prazo podem estar sujeitos a sanções.
2. Quais as informações que devem ser incluídas nas declarações W-2: A declaração W-2 deve incluir o nome do empregado, endereço, número da Segurança Social, salários ganhos, impostos federais e estaduais retidos, e Medicare e impostos da Segurança Social retidos.
3. requisitos de arquivo electrónico para as declarações W-2: Os empregadores podem optar por arquivar os W-2 electronicamente ou por correio. Para apresentar electronicamente, os empregadores devem obter um número de transmissão do IRS e submeter os W-2s dentro do prazo. O IRS também exige que os empregadores obtenham uma assinatura de cada empregado autorizando o arquivamento electrónico do W-2.
4. como enviar as declarações do W-2 por correio: Para enviar as declarações W-2, os empregadores devem primeiro obter o endereço postal correcto do empregado. A declaração W-2 deve ser enviada por correio de primeira classe, com um recibo solicitado, para garantir que a declaração chega ao empregado.
5. Sanções por Não Envio de Declarações W-2: Os empregadores que não enviem declarações W-2 dentro do prazo estipulado podem ser sujeitos a sanções. As penalidades incluem uma taxa de $50 por cada empregado que não receba uma declaração W-2.
6. Requisitos de manutenção de registos para declarações W-2: Os empregadores devem conservar uma cópia das declarações W-2 durante pelo menos três anos. Isto permite ao IRS verificar a informação se alguma vez houver uma discrepância.
7. Quem é responsável pelo envio das declarações de W-2: Os empregadores são responsáveis pelo envio de declarações W-2 aos empregados. O empregador é também responsável pelo envio de declarações W-2 aos governos estaduais e federais.
8. Correcção de Erros nas Declarações W-2: Se for encontrado um erro numa declaração W-2, o empregador deve corrigir a declaração e enviar uma corrigida ao empregado. O empregador deve também submeter um W-2 corrigido aos governos estaduais e federais.
9. Leis estaduais relativas às declarações W-2: Alguns estados têm as suas próprias leis em relação às declarações W-2. Os empregadores devem estar familiarizados com as suas leis estaduais e certificar-se de cumprir todos os regulamentos aplicáveis.
Se o seu empregador não enviar o seu W-2 até 31 de Janeiro, deve contactá-los e pedir uma cópia. Se eles não tiverem um ou não conseguirem um para si, pode contactar o IRS para obter uma cópia.
O IRS exige aos empregadores que forneçam aos empregados um formulário W-2 até 31 de Janeiro do ano seguinte ao ano fiscal.
O IRS declara que pode enviar formulários W-2 por correio electrónico se o destinatário lhe tiver dado autorização para o fazer. O e-mail deve ser enviado a partir de um servidor de e-mail seguro e o formulário W-2 deve ser enviado como um anexo PDF.
Se souber que trabalhou para um empregador durante o ano civil fiscal mas não recebeu um W-2 deles, deve contactá-los directamente para solicitar um. Se não conseguir entrar em contacto com a sua entidade patronal ou esta não cooperar, pode apresentar o formulário 4852 junto do IRS. Este formulário irá substituir um W-2 e permitir-lhe-á apresentar os seus impostos.
Se não tiver recebido o seu W-2 da sua entidade patronal até 31 de Janeiro, deverá contactá-los directamente para se informar sobre o estado do seu W-2. Se ainda não conseguir obter o seu W-2, pode apresentar o formulário 4852 com a sua declaração de impostos. O formulário 4852 é utilizado no lugar de um W-2 e estima os seus rendimentos e impostos retidos com base nas informações que fornecer.