Assinatura de Entrada e Saída de Trabalho: Um Guia Abrangente para Empregados
É importante para os empregadores estabelecer processos de entrada e saída para os seus empregados. Isto ajudará a manter um registo da presença dos empregados e a assegurar que estes estão a seguir as políticas da empresa. Os processos de entrada e saída podem incluir a entrada ou saída de empregados numa folha de horas de trabalho, a perfuração de um relógio de ponto, ou a utilização de um sistema electrónico, tal como um cartão de embarque. Isto também ajudará os empregadores a manter registos precisos das horas de trabalho dos empregados e a garantir que estes estejam a ser pagos o montante correcto pelo seu trabalho.
Juntamente com o estabelecimento de processos de entrada e saída, os empregadores devem também estabelecer procedimentos de registo de horas. Isto inclui o estabelecimento de um sistema de seguimento das horas dos empregados, tal como a utilização de um relógio de ponto ou de um sistema electrónico como um cartão perfurado ou um cartão de roubo. Os empregadores devem também estabelecer um sistema de registo das horas dos empregados e garantir que estes recebem o montante correcto pelo seu trabalho.
Antes de estabelecer procedimentos de entrada e saída, os empregadores devem compreender os requisitos legais para rastrear as horas de trabalho dos empregados. Isto inclui assegurar que os empregados são pagos por quaisquer horas extraordinárias que possam trabalhar, bem como cumprir as leis laborais federais e estaduais. Os empregadores devem também manter registos precisos das horas de trabalho dos empregados para garantir que estes estão em conformidade com estas leis.
A tecnologia pode ser utilizada para ajudar os empregadores a rastrear as entradas e saídas de forma mais eficaz. Isto inclui a utilização de um sistema electrónico de controlo do tempo, tal como um cartão perfurado ou um cartão de registo. Isto pode ajudar os empregadores a rastrear com maior precisão a assiduidade e as horas dos empregados, bem como a reduzir as hipóteses de erro humano.
É também importante para os empregadores estabelecer um sistema de manutenção de registos para rastrear as horas dos empregados. Isto deve incluir a manutenção de registos precisos das horas dos empregados, tais como folhas de horas e recibos de pagamento. Isto ajudará a assegurar que os empregados são pagos o montante correcto pelo seu trabalho e que os empregadores estão em conformidade com as leis laborais.
Os empregadores devem também estabelecer um sistema de comunicação para informar os empregados sobre os procedimentos de entrada e saída. Isto pode incluir o envio de memorandos ou e-mails para lembrar aos empregados que devem entrar e sair a tempo, bem como a realização de sessões de formação sobre os procedimentos. Isto ajudará a assegurar que os empregados compreendem os processos e estão a seguir as políticas da empresa.
Para além de estabelecer processos e procedimentos de entrada e saída, os empregadores devem também implementar uma política de entrada e saída. Esta política deve incluir regulamentos para a presença de empregados, tais como exigir que os empregados entrem e saiam a tempo. Deve também incluir consequências por não seguir a política, tais como acção disciplinar ou rescisão.
Finalmente, os empregadores devem encorajar os empregados a cumprirem os procedimentos de entrada e saída. Isto pode incluir incentivos ao cumprimento da apólice, tais como o pagamento de bónus ou recompensas. Pode também incluir o fornecimento de lembretes ou a realização de verificações pontuais para assegurar que os empregados estão a seguir a apólice. Incentivar o cumprimento ajudará a assegurar que os trabalhadores estão a seguir as políticas da empresa e que os processos de entrada e saída são eficazes.
Se tiver um funcionário que não esteja a seguir os procedimentos, o primeiro passo é falar com ele sobre isso. Explique porque é que os procedimentos estão em vigor e porque é importante que eles sejam seguidos. Se ainda assim se recusarem a seguir os procedimentos, poderá ter de tomar medidas disciplinares, até e incluindo a rescisão.
Existem algumas formas de obrigar os trabalhadores a seguir os procedimentos. A primeira é garantir que os procedimentos estão bem escritos e são fáceis de seguir. A segunda é formar os trabalhadores sobre os procedimentos e certificar-se de que compreendem a razão pela qual os procedimentos estão em vigor. A terceira é verificar periodicamente os empregados para se certificarem de que estão a seguir os procedimentos. A quarta é tomar medidas correctivas quando os empregados não estão a seguir os procedimentos.
Se o seu empregador tiver um manual do empregado, pode normalmente ser despedido por não o assinar. Os manuais do empregado contêm normalmente informações importantes sobre as políticas e procedimentos da empresa. Ao não o assinar, está a indicar que não leu e não compreendeu o manual. Isto pode ser visto como uma falta de compromisso para com a empresa e as suas regras. Por conseguinte, é geralmente aconselhável assinar o manual do empregado quando for contratado pela primeira vez.
Há quatro coisas fundamentais a considerar no desenvolvimento de políticas e procedimentos:
1. o objectivo da política ou procedimento - o que está a tentar alcançar?
2. Quem será afectado pela política ou procedimento?
3. Como é que a política ou procedimento será implementada e aplicada?
4. Quais são os riscos associados à apólice ou procedimento, e como podem estes ser mitigados?