Introdução ao QuickBooks Invoices
QuickBooks é um software de contabilidade online que tem sido utilizado por proprietários e empresários de pequenas empresas durante décadas. Permite aos utilizadores gerir facilmente as suas finanças, pagar facturas, e acompanhar as receitas e despesas. QuickBooks inclui também um poderoso sistema de facturação que lhe permite criar e enviar facturas aos seus clientes. Neste artigo, discutiremos como pode personalizar as suas facturas QuickBooks de modo a torná-las mais profissionais e personalizadas.
Configurar preferências de facturação
O primeiro passo para personalizar as suas facturas QuickBooks é configurar as suas preferências de facturação. Pode fazer isto indo à página Preferências de Facturas no separador Definições. Aqui, pode escolher a sua moeda preferida, o idioma que pretende utilizar para as suas facturas, e a data de facturação predefinida. Pode também optar por adicionar uma secção "termos e condições" às suas facturas e seleccionar um prazo de pagamento predefinido.
Adicionar campos personalizados às facturas
QuickBooks também lhe permite adicionar campos personalizados às suas facturas. Pode utilizar estes campos para adicionar informações adicionais, tais como o número de encomenda do cliente ou uma mensagem especial. Para adicionar campos personalizados, vá para o separador Campos personalizados na secção Definições. Aqui, pode adicionar, editar, e apagar campos personalizados.
Alterar o layout das facturas
Também pode personalizar o layout das suas facturas QuickBooks. Para o fazer, vá para o separador Layout na secção Definições. Aqui, pode escolher uma fonte diferente, ajustar as margens, e seleccionar os campos que deseja incluir na factura. Também pode adicionar um logotipo ou imagem às suas facturas carregando um ficheiro ou introduzindo o URL de uma imagem.
Escolher um modelo de factura profissional
QuickBooks também oferece uma gama de modelos de facturas profissionais que pode utilizar. Para aceder a estes modelos, vá ao separador Templates na secção Definições. Aqui, pode escolher entre uma variedade de modelos, incluindo desenhos básicos, modernos e elegantes. Também pode personalizar o modelo, adicionando o seu logótipo e informações sobre a empresa.
Criar um logótipo personalizado para a sua factura
Se quiser criar um logótipo personalizado para as suas facturas QuickBooks, pode fazê-lo indo ao separador Logotipo na secção Definições. Aqui, pode carregar um ficheiro do logótipo ou introduzir o URL de uma imagem. Pode também ajustar o tamanho e a posição do logótipo.
Adicionando instruções de pagamento
Também pode adicionar instruções de pagamento às suas facturas do QuickBooks. Para o fazer, vá para o separador Instruções de Pagamento na secção Definições. Aqui, pode introduzir os métodos de pagamento que aceita, tais como cartões de crédito, cheques, e PayPal. Pode também adicionar informações adicionais, tais como o endereço do seu banco ou a sua conta PayPal.
Envio e acompanhamento de facturas
Uma vez personalizadas as suas facturas QuickBooks, pode facilmente enviá-las aos seus clientes. Para o fazer, vá ao separador Facturas e seleccione as facturas que pretende enviar. Em seguida, seleccione o botão Enviar e escolha o método que pretende utilizar para enviar as facturas. Pode também acompanhar o estado das suas facturas e visualizar quaisquer pagamentos que tenham sido efectuados.
Conclusão
Personalizar as suas facturas QuickBooks pode ajudá-lo a causar uma grande impressão nos seus clientes e facilitar o seu pagamento. Ao seguir os passos descritos neste artigo, pode facilmente personalizar as suas facturas QuickBooks de modo a torná-las mais profissionais e personalizadas.
Para personalizar uma factura no QuickBooks Online, terá primeiro de seleccionar a opção "Personalizar" do menu "Configurações". A partir daí, poderá seleccionar os campos que gostaria de incluir na sua factura, assim como o layout e desenho. Assim que tiver feito as suas selecções, basta clicar em "Guardar" e as suas alterações serão aplicadas.
No QuickBooks, pode personalizar as suas facturas indo ao separador "Templates" e seleccionando a opção "Customize Template" (Personalizar Modelo). A partir daí, pode modificar o modelo para incluir o logótipo da sua empresa, informações de contacto, e outros detalhes desejados.
Para alterar as suas definições de facturação em QuickBooks, primeiro vá ao menu Editar e seleccione Preferências. Depois, seleccione a categoria Vendas & Clientes no menu do lado esquerdo e clique no separador Factura & Estimativas. A partir daqui, pode ajustar as suas definições de factura padrão, incluindo a numeração da factura, as condições de pagamento e o imposto sobre vendas.
Para alterar o esquema de uma factura no QuickBooks, vá ao menu Lists e clique em Templates. A partir daqui, pode editar o modelo existente ou criar um novo modelo. Para editar o modelo existente, clique no botão Editar. A partir do Layout Designer, pode fazer alterações ao cabeçalho, colunas, e fontes. Para criar um novo modelo, clique no botão Novo. Introduza um nome para o novo modelo e seleccione o tipo de formulário que pretende criar. A partir do Layout Designer, pode então fazer alterações ao cabeçalho, colunas e tipos de letra.