Organizar e arquivar recibos de negócios pode ser uma parte importante na gestão de uma pequena empresa bem sucedida. Ao arquivar estes documentos, terá um tempo mais fácil de acompanhar as despesas e gerir as suas finanças. Apresentar recibos também ajuda a garantir que tem a documentação necessária para substanciar quaisquer deduções que faça ao apresentar os seus recibos comerciais.
Ao arquivar recibos comerciais, é importante saber exactamente que documentos deve organizar e guardar. Geralmente, deve guardar qualquer documentação relacionada com dinheiro que gaste em despesas comerciais. Isto inclui facturas, extractos de cartões de crédito, recibos em papel, e recibos electrónicos.
Ter um sistema de arquivo organizado facilita o acompanhamento dos recibos da sua empresa. Pode criar um sistema que seja específico para o seu negócio e que funcione para si. É importante escolher um sistema que seja fácil de usar e que torne mais fácil encontrar os documentos de que necessita.
Organizar e arquivar recibos de negócios requer os suprimentos certos. Vai precisar de um gabinete de arquivo, pastas de arquivo, etiquetas, e um sistema de etiquetagem. Poderá também precisar de um scanner, computador e software para armazenar cópias digitais dos seus recibos.
Assim que tiver os suprimentos necessários, poderá começar a organizar os seus documentos. Deverá ter um sistema de arquivo que seja fácil de lembrar e utilizar. Separe os recibos em categorias como "transporte", "material de escritório", e "viagens", para que possa facilmente encontrar os documentos de que necessita.
Se receber recibos electrónicos, deve guardar cópias digitais dos mesmos. Pode guardar documentos no seu computador, na nuvem, ou num disco rígido externo. É importante armazenar documentos num local seguro, e fazer cópias de segurança no caso de uma falha do computador.
Quando terminar de arquivar os recibos da sua empresa, deverá dispor dos documentos de que já não necessita. Deve rasgar quaisquer documentos em papel que contenham informação sensível, e eliminar com segurança quaisquer documentos digitais.
Os recibos de negócios arquivados podem ser úteis de muitas maneiras. Ao registar os seus impostos, pode utilizar os documentos para fundamentar quaisquer deduções que faça. Pode também utilizar os documentos para acompanhar as despesas e controlar a saúde financeira da sua empresa.
Não existe uma "melhor" forma de apresentar recibos, pois o melhor método varia consoante as necessidades e preferências de cada empresa. No entanto, alguns métodos comuns de organização e armazenamento de recibos incluem a utilização de um sistema de arquivo físico, digitalização e armazenamento electrónico de recibos, ou a utilização de um sistema de armazenamento baseado em nuvem. Qualquer que seja o método utilizado, é importante assegurar que os recibos sejam bem organizados e facilmente acessíveis para que possam ser rápida e facilmente referenciados quando necessário.
Não há nenhuma "melhor" forma de organizar recibos para os impostos. Contudo, é geralmente aconselhável manter todos os recibos num local seguro (por exemplo, uma pasta ou caixa de arquivo) e datá-los. Isto tornará mais fácil encontrar recibos quando chegar a altura de arquivar os seus impostos.
O IRS exige que todas as empresas mantenham registos precisos dos seus rendimentos e despesas. Isto inclui a manutenção de recibos de todas as compras efectuadas.
Não há resposta definida para esta pergunta, uma vez que pode variar dependendo da política de reembolso de despesas da empresa. No entanto, é geralmente aconselhável manter recibos originais para despesas comerciais, uma vez que podem fornecer documentação do custo no caso de ser necessário para fins fiscais ou contabilísticos.
Há muitas despesas que pode amortizar como proprietário de uma pequena empresa, incluindo:
-O custo dos bens ou serviços que vende
-O custo dos materiais utilizados para produzir bens ou serviços que vende
-O custo do trabalho (incluindo salários e benefícios dos empregados)
-O custo do aluguer ou juros hipotecários
-O custo dos serviços públicos
-O custo dos seguros
-O custo da publicidade e marketing
-O custo das viagens
-O custo dos honorários legais e profissionais