Um Guia Passo a Passo para a Conversão de Estimativas em Facturas em Livros Rápidos

Um Guia Passo a Passo para converter estimativas em facturas em QuickBooks

1. Introdução a estimativas e facturas em QuickBooks: O QuickBooks é um software de contabilidade que ajuda as pequenas empresas a gerir as suas finanças. O software oferece uma gama de ferramentas para criar estimativas e facturas para os clientes. Estimativas e facturas são documentos importantes para as empresas, pois fornecem um registo das transacções e ajudam a acompanhar os pagamentos dos clientes. Este guia irá percorrer o processo de criação de uma estimativa em QuickBooks, convertendo-a numa factura, e rastrear a factura em QuickBooks.

2. Criação de um orçamento em QuickBooks: Para criar um orçamento no QuickBooks, abra o software e seleccione a opção Criar Orçamentos. Introduza as informações do cliente, tais como o nome, morada, e detalhes de contacto. Se um cliente já tiver sido adicionado ao QuickBooks, pode seleccionar o cliente a partir da lista. Uma vez introduzidas as informações do cliente, clicar no botão Adicionar Item para listar os itens para o orçamento. Pode seleccionar itens da lista ou criar novos itens, clicando no botão Novo Item.

3. Inserir informação de cliente para um orçamento: Ao criar um orçamento no QuickBooks, terá de introduzir as informações do cliente, tais como o nome, morada, e detalhes de contacto. Se um cliente já tiver sido adicionado ao QuickBooks, poderá seleccionar o cliente a partir da lista. Se o cliente for um novo cliente, poderá introduzir as suas informações de contacto na secção Informação do Cliente.

4. adicionar itens a uma Estimativa: Uma vez introduzidas as informações do cliente, clicar no botão Adicionar Item para listar os itens para o orçamento. Pode seleccionar itens da lista ou criar novos itens clicando no botão Novo Item. Pode introduzir uma descrição para cada item, a quantidade, a tarifa e o montante. Pode também adicionar uma nota ou uma mensagem ao cliente no campo Memo.

5. envio de uma Estimativa a um Cliente a partir do QuickBooks: Depois de criar o orçamento no QuickBooks, pode enviá-lo ao cliente. Para o fazer, clique no botão Enviar na janela de orçamento. Seleccione o cliente a partir da lista e clique no botão Enviar. O orçamento será enviado ao cliente como um anexo PDF num e-mail.

6. Conversão de um orçamento para uma factura em QuickBooks: Assim que o cliente tiver aceite o orçamento, poderá convertê-lo numa factura no QuickBooks. Para o fazer, abra o orçamento e clique no botão Converter em Factura. A factura será gerada com a mesma informação que a estimativa.

7. Ajustar os Termos de uma Factura Gerada a partir de uma Estimativa: Quando uma factura é gerada a partir de uma estimativa no QuickBooks, é possível fazer ajustamentos aos termos, tais como a data de vencimento, condições de pagamento, e descontos. Para o fazer, abra a factura e clique no botão Editar. Faça as alterações necessárias e clique no botão Guardar.

8. Enviar uma factura a um cliente a partir do QuickBooks: Depois de criar a factura no QuickBooks, pode enviá-la ao cliente. Para o fazer, clicar no botão Enviar na janela da factura. Seleccione o cliente a partir da lista e clique no botão Enviar. A factura será enviada para o cliente como um anexo PDF num e-mail.

9. Seguimento de estimativas e facturas em QuickBooks: QuickBooks oferece uma gama de ferramentas de relatório para ajudar as empresas a rastrear estimativas e facturas. O software permite aos utilizadores visualizar o estado das facturas e orçamentos, visualizar o histórico de pagamentos, e criar relatórios financeiros. Isto facilita o rastreio dos pagamentos dos clientes e a gestão financeira.